Uitnodigingen en integriteit

Bij het ingaan op uitnodigingen dienen stadsmedewerkers rekening te houden met de richtlijnen in de gedragscode voor stadspersoneel (p. 4): 

“We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie.”

Bekijk hieronder enkele voorbeelddossiers.

Adviesvraag

Medewerker: “Ik werk bij Ondernemen & Stadsmarketing. Een papierfabrikant nodigde me uit voor een tweedaags fabrieksbezoek in Göteborg. Op het programma staan: 

• een bezoek aan de papierfabriek en het milieuhuis
• een lezing over papier
• het verkennen van de natuur in de omgeving en met elkaar van gedachten wisselen.

Er wordt geen wederdienst verwacht. Omdat de uitnodiging een aanzienlijke waarde heeft, vraag ik of ik de uitnodiging mag aanvaarden.”

Advies

Het Bureau voor Integriteit vroeg aan de medewerker hoe de leidinggevende tegenover de uitnodiging stond. Die gaf een negatief advies omdat het aanbod meer als een cadeau overkomt dan als een studiereis.

Bureau voor Integriteit: “Zo’n uitnodiging kan niet beschouwd worden als een studiereis, maar eerder als klantenbinding. De toegevoegde waarde voor de stad van de voorgenomen ‘opleiding’ enerzijds en de omkadering van de ‘opleiding’ anderzijds staan redelijkerwijze niet in verhouding. Het wekt de indruk van belangenvermenging en/of ongeoorloofde klantenbinding of kan die wekken. Het is daarom niet aangewezen om in te gaan op de uitnodiging.”

Adviesvraag

Medewerker: “Ik ontving van een externe firma waarmee ik samenwerk een uitnodiging voor de première van de musical 40-45. Mag ik daarop ingaan of niet?”

Advies

Bureau voor Integriteit: “Op het aannemen van zulke uitnodigingen geeft het Bureau voor Integriteit altijd een negatief advies. Het aangeboden goed is namelijk niet van geringe waarde, en ingaan op uitnodigingen die bedoeld zijn als bedanking voor iets raden we sowieso af. We baseren ons daarvoor steeds op de gedragscode voor personeelsleden, waarin over uitnodigingen het volgende staat:

We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: 

• We spreken erover in het openbaar en stellen onze chef ervan op de hoogte;
• Ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde; 
• Ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst;
• Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en is het in het belang van onze organisatie.

Zowel het vragen om als het aanvaarden van geld zijn nooit toegestaan.

Aangezien het ticket niet van geringe waarde is, geeft het Bureau negatief advies voor het aanvaarden van de uitnodiging.”

Adviesvraag

Medewerker: “Ik werd via mijn privémailadres door een politieke partij gevraagd om mijn expertise in te zetten op een lokale partijbijeenkomst in Antwerpen. Zoals ik het op basis van de zeer bescheiden aangeleverde beschrijving interpreteer is dit voornamelijk in functie van interne visievorming en mogelijk navolgende verwerking in het verkiezingsprogramma van de betrokken partij.

 Ik vind zowel de vraag als de omkadering erg dubbel:

• Enerzijds zijn gedegen en juiste kennis en informatieverstrekking van belang, bij alle politieke partijen, ook in functie van het opstellen van het verkiezingsprogramma. Ingaan op de uitnodiging heeft dus mogelijk later invloed op een bestuursakkoord. Ik ben momenteel niet op de hoogte of ook andere ambtenaren of personeelsleden uitgenodigd werden, noch wie de andere genodigden uit de private sector zijn. Men wil zich wellicht goed informeren.
   
• Anderzijds wil ik de neutraliteit van mijn positie als ambtenaar bewaken. Dat de vraag aan mij privé gesteld werd, maakt voor mij geen verschil. Inhoudelijk sluit de vraag volledig aan bij mijn werkactiviteiten. Bovendien komt deze vraag niet van een lid van het college of een kabinet, maar van een partij.

In het kader van het correct omgaan met deontologie en de A-waarde integriteit heb ik onderstaande uitnodiging bij mijn leidinggevende afgetoetst. U vindt het bijhorende advies van mijn leidinggevende onderaan dit bericht. Zij vraagt dit ook door te sturen.

Ook omdat er mogelijk andere ambtenaren of personeelsleden van de groep Stad Antwerpen uitnodigingen ontvingen (al dan niet privé) voor deze of andere meetings bezorg ik u dit bericht/adviesverzoek.

Ik vraag uw advies of het ingaan op een dergelijke uitnodiging - zelfs in privétijd - gepast is. Mijn vermoeden zegt neen. Normaal zal ik dus niet deelnemen, ook niet buiten werktijd.

Indien het advies van het Bureau zou zijn dat aanwezigheid toch niet geheel problematisch zou zijn, met welke zaken wordt dan best rekening gehouden? Welke procedures zijn dan te volgen? Welke aandachtspunten zie ik over het hoofd?”

Advies

Het Bureau ontving eerder gelijkaardige vragen en gaf daarop een positief advies met een aantal aandachtspunten. De medewerker kreeg een gelijkaardig antwoord.

Bureau voor Integriteit: “In je mail vindt het Bureau voor Integriteit alle afwegingen terug die van belang zijn om hierin een beslissing te nemen.

Het Bureau voor Integriteit vindt het logisch dat ambtenaren gevraagd wordt om hun expertise en ervaring te delen zodat politici beslissingen kunnen nemen met kennis van zaken. Dit moet wel gebeuren op een neutrale en onafhankelijke manier. De nodige voorzichtigheid is dus geboden.

Het Bureau gaat ervan uit dat als je deelneemt aan de denkdag, je dit doet in het kader van je functie bij de stad en niet in eigen naam:

• Indien je deelneemt in naam van de stad stem je inhoudelijk best af met je leidinggevende. Tijdens de denkdag is het belangrijk dat je de standpunten van de stad weergeeft en verdedigt. Je hebt bovendien een toelating van het bestuur nodig om de stad er te vertegenwoordigen, maar dat wist je al. De stadssecretaris is al op de hoogte.
• indien je deelneemt in eigen naam mag je je eigen standpunt vertolken, al zal dit moeilijk los te koppelen zijn van je functie bij de stad. Je kan dan je eigen standpunten weergeven maar steeds met respect voor de standpunten van de stad.

In wiens naam je deelneemt, moet in ieder geval duidelijk zijn voor de betrokken politieke partij. In beide gevallen stel je je loyaal op ten aanzien van de stad.

Het Bureau voor Integriteit wordt graag op de hoogte gehouden van het gevolg dat je aan dit advies geeft.”

Vervolg

De medewerker ging niet in op de uitnodiging. De stadssecretaris liet het Bureau voor Integriteit weten dat met het bestuur was afgesproken dat dergelijke vragen tot aan de verkiezingen zullen afgewezen worden. Er werd ook een interne communicatie hierover onder het personeel verspreid.