Voor een goed verloop van het planproces werd een overlegstructuur opgezet. Het overleg rond het project is reeds ingezet voorafgaand aan de opstart van het RUP in het kader van de projectdefinitie en de opmaak van het Masterplan. De overlegstructuur bestaat uit een stuurgroep, plangroep, een intern en een extern projectteam.

De projectstructuur opgezet met de private ontwikkelaar voorziet in een projectleider van elke partij. Op tweewekelijkse basis komt een werkgroep met vertegenwoordigers van de private partner, AG Stadsplanning en het ontwerpteam samen, uitgebreid met bijkomende deelnemers volgens agenda. Op 3-maandelijkse basis bespreekt een stuurgroep met politieke vertegenwoordiging van de stad de voortgang van het masterplan en de mijlpalen van het project met de private partner en de ontwerpers.

Naast de intensieve inhoudelijke projectbegeleiding en kwaliteitsbewaking door AG Stadsplanning worden ook vele andere stedelijke diensten voor hun expertise bij het project Nieuw Zuid betrokken. Zo bewaakt bijvoorbeeld de dienst Energie en Milieu als opsteller van het Antwerpse Klimaatplan de duurzaamheidsambitie bij Nieuw Zuid, en de dienst Ruimte en Mobiliteit de stedelijke beleidsvisies op ruimtelijk en mobiliteitsvlak.

De begeleidings- en regierol door AG Stadsplanning Antwerpen, die optreedt voor de stad, wordt vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst met de private partner + de wederzijde engagementen op vlak van onder meer energie, ontwerp en aanleg openbaar domein, voorzieningen en fasering. De bewaking van de overeenkomst en de opvolging van de gehele ontwikkeling gebeurt via een overlegcomité tussen projectontwikkelaar, stad en AG Stadsplanning Antwerpen.